Tahsilat sisteminiz, tahsilatlarınızı ödemelerinize ayak uyduracak kadar hızlı işlemezse, tüm organizasyon durma noktasına gelir. Finans departmanınız özel bir tahsilat ekibine sahip olsa bile, tahsilatların takip edilmesiyle ilgili manuel süreçler, insan kaynağınızı daha anlamlı ve katma değerli işlerden uzaklaştırabilir.
Vadesi geçmiş faturaların tahsilatı birçok işletme için zorlu bir iştir. Faturaların önemli bir çoğunluğu da zamanında ödenmez. Bu durum her zaman müşterinin hatası da olmayabilir. Ancak tahsilatlarla ilgili bu yaygın zorlukların üstesinden gelmenin bir yolu var: Otomasyon.
Tahsilatlar İçin Neden Otomasyona İhtiyacınız Var?
Tahsilatlarınızı otomatikleştirmenin en önemli nedeni, alacaklarla ilgilenen çalışanlarınızı desteklemektir. Tahsili gecikmiş faturaları takip etmek ve tahsil etmek için gereken operasyonel işler yorucudur. Otomasyon, tahsilat işleme süresini kısaltırken manuel veri girişi maliyetini %70 oranında azaltabilir. Aynı zamanda, otomatik tahsilat çözümlerine yatırım yapmak, faaliyet döngünüzü %80’e kadar azaltabilir.
Tahsilat İşlemini Otomatikleştirmenin 5 Yolu
Tahsilat işlemlerini otomatik hale getirmeyi planlıyorsanız dikkate almanız gereken birkaç şey vardır. Doğru yaklaşım olmadan, ekibinizden destek almak zor olabilir. Ayrıca, tahsilat sürecinin tüm yönlerini dikkate almamak, uygulamanızı önemli ölçüde yavaşlatabilir.
1. Faturalandırma yazılımı entegrasyonlarınızı anlayın
Çoğu zaman faturalandırma yazılımınız veya ERP sisteminiz hangi çözümlerin mevcut olduğunu belirleyecektir. Bu nedenle, faturalandırma yazılımınızı ve olası entegrasyonları gözden geçirmek kritik bir adımdır. Büyük olasılıkla, kuruluşunuz mevcut ERP sistemine bağlı kalmak isteyecektir. Bununla birlikte, tahsilat etkinliğini otomatikleştirebilecek olası entegrasyonları ve borç hesabı görevleri gibi benzer manuel süreçleri de gözden geçirmek isteyeceksiniz.
2. Elektronik faturaya geçin
Ardından, uzun vadede size zaman ve para kazandıracak olan elektronik faturalamaya geçmek isteyeceksiniz. Sonuç olarak, faturalama sisteminiz hala manuel ise, otomatik bir tahsilat süreci kurmak imkansız olacaktır. Elektronik fatura göndermek, bireysel müşterilerin size doğrudan ödeme yapabileceği anlamına gelir.
3. Bir self servis deneyim sağlayın
Tahsilat sürecindeki iş yükünüzü azaltmanın en kolay yolu, self servis, çevrimiçi bir müşteri portalı sağlamaktır. Müşteriler sadece tercih ettikleri yöntemle ödeme yapmakla kalmaz, aynı zamanda birden fazla faturayı aynı anda ödeyebilirler. Müşteri fatura portalları, gelişmiş bir müşteri deneyiminden daha fazlasını sağlar. Ayrıca daha hızlı ödeme almanızı da sağlarlar.
4. Müşterinizin ödeme işlemini kolaylaştırın
Ödeme işlemi daha kolay olduğunda tahsilat süreci daha kısadır. Self servis portallar bunun bir parçasıdır. Ancak müşterileriniz için uygun olan ödeme yöntemlerini seçmek de önemlidir. Kredi kartları ve banka kartları ödemelerinin tümü otomatikleştirilebilir. İş modelinize bağlı olarak, müşteriden düzenli olarak ücret alan ve her fatura döneminde aynı faturaları yeniden oluşturmak için harcanan zamanı azaltan abonelik faturalandırmasını da düşünebilirsiniz.
5. Otomatikleştirilmiş takipler planlayın
Farklı müşteri veya ödeme planı türleri için özelleştirilebilen ve e-posta, kısa mesaj, telefon görüşmeleri ve posta yoluyla gönderilebilen otomatik ödeme hatırlatıcıları planlayın. Bu, tahsilat sürecini otomatikleştirmede kritik bir adımdır ve tahsilat ekibinin enerjilerini önemli noktalara odaklamasına olanak tanır.
Octet, sunduğu dijital tahsilat ve ödeme yöntemleri ile nakit döngüsünün alıcılar için uzun, satıcılar için kısa olmasını sağlayan bir tedarik zinciri yönetim ve finansman portalıdır. Başvuru linkine tıklayarak Octet avantajlarından hemen yararlanmaya başlayabilirsiniz.