Tahsilatları Otomatikleştirmenin 5 Yolu

Tahsilat sisteminiz, tahsilatlarınızı ödemelerinize ayak uyduracak kadar hızlı işlemezse, tüm organizasyon durma noktasına gelir. Finans departmanınız özel bir tahsilat ekibine sahip olsa bile, tahsilatların takip edilmesiyle ilgili manuel süreçler, insan kaynağınızı daha anlamlı ve katma değerli işlerden uzaklaştırabilir.

Vadesi geçmiş faturaların tahsilatı birçok işletme için zorlu bir iştir. Faturaların önemli bir çoğunluğu da zamanında ödenmez. Bu durum her zaman müşterinin hatası da olmayabilir. Ancak tahsilatlarla ilgili bu yaygın zorlukların üstesinden gelmenin bir yolu var: Otomasyon.

Tahsilatlar İçin Neden Otomasyona İhtiyacınız Var?

Tahsilatlarınızı otomatikleştirmenin en önemli nedeni, alacaklarla ilgilenen çalışanlarınızı desteklemektir. Tahsili gecikmiş faturaları takip etmek ve tahsil etmek için gereken operasyonel işler yorucudur. Otomasyon, tahsilat işleme süresini kısaltırken manuel veri girişi maliyetini %70 oranında azaltabilir. Aynı zamanda, otomatik tahsilat çözümlerine yatırım yapmak, faaliyet döngünüzü %80’e kadar azaltabilir.

Tahsilat İşlemini Otomatikleştirmenin 5 Yolu

Tahsilat işlemlerini otomatik hale getirmeyi planlıyorsanız dikkate almanız gereken birkaç şey vardır. Doğru yaklaşım olmadan, ekibinizden destek almak zor olabilir. Ayrıca, tahsilat sürecinin tüm yönlerini dikkate almamak, uygulamanızı önemli ölçüde yavaşlatabilir.

1. Faturalandırma yazılımı entegrasyonlarınızı anlayın

Çoğu zaman faturalandırma yazılımınız veya ERP sisteminiz hangi çözümlerin mevcut olduğunu belirleyecektir. Bu nedenle, faturalandırma yazılımınızı ve olası entegrasyonları gözden geçirmek kritik bir adımdır. Büyük olasılıkla, kuruluşunuz mevcut ERP sistemine bağlı kalmak isteyecektir. Bununla birlikte, tahsilat etkinliğini otomatikleştirebilecek olası entegrasyonları ve borç hesabı görevleri gibi benzer manuel süreçleri de gözden geçirmek isteyeceksiniz.

2. Elektronik faturaya geçin

Ardından, uzun vadede size zaman ve para kazandıracak olan elektronik faturalamaya geçmek isteyeceksiniz. Sonuç olarak, faturalama sisteminiz hala manuel ise, otomatik bir tahsilat süreci kurmak imkansız olacaktır. Elektronik fatura göndermek, bireysel müşterilerin size doğrudan ödeme yapabileceği anlamına gelir.

3. Bir self servis deneyim sağlayın

Tahsilat sürecindeki iş yükünüzü azaltmanın en kolay yolu, self servis, çevrimiçi bir müşteri portalı sağlamaktır. Müşteriler sadece tercih ettikleri yöntemle ödeme yapmakla kalmaz, aynı zamanda birden fazla faturayı aynı anda ödeyebilirler. Müşteri fatura portalları, gelişmiş bir müşteri deneyiminden daha fazlasını sağlar. Ayrıca daha hızlı ödeme almanızı da sağlarlar.

4. Müşterinizin ödeme işlemini kolaylaştırın

Ödeme işlemi daha kolay olduğunda tahsilat süreci daha kısadır. Self servis portallar bunun bir parçasıdır. Ancak müşterileriniz için uygun olan ödeme yöntemlerini seçmek de önemlidir. Kredi kartları ve banka kartları ödemelerinin tümü otomatikleştirilebilir. İş modelinize bağlı olarak, müşteriden düzenli olarak ücret alan ve her fatura döneminde aynı faturaları yeniden oluşturmak için harcanan zamanı azaltan abonelik faturalandırmasını da düşünebilirsiniz.

5. Otomatikleştirilmiş takipler planlayın

Farklı müşteri veya ödeme planı türleri için özelleştirilebilen ve e-posta, kısa mesaj, telefon görüşmeleri ve posta yoluyla gönderilebilen otomatik ödeme hatırlatıcıları planlayın. Bu, tahsilat sürecini otomatikleştirmede kritik bir adımdır ve tahsilat ekibinin enerjilerini önemli noktalara odaklamasına olanak tanır.

Octet, sunduğu dijital tahsilat ve ödeme yöntemleri ile nakit döngüsünün alıcılar için uzun, satıcılar için kısa olmasını sağlayan bir tedarik zinciri yönetim ve finansman portalıdır. Başvuru linkine tıklayarak Octet avantajlarından hemen yararlanmaya başlayabilirsiniz.

Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS) Nedir?

Doğrudan Borçlandırma Sistemi (DBS), temelde firmaların bayilerine veya müşterilerine gerçekleştirdiği satışlar sonucunda doğan alacakların hızlı ve garantili tahsilatına hizmet eder. Ticarette en önemli hususlardan biri sayılabilecek güven kavramının tahsilat süreçlerindeki rolü büyüktür. Bu nedenle nakit akışının ve ticaretin sürekliliğinde DBS kıymetli bir araç olarak karşımıza çıkar.

Doğrudan Borçlandırma Sistemi Nedir?

Doğrudan Borçlandırma Sistemi genel olarak geniş bayi ağına veya müşteri portföyüne sahip işletmeler tarafından tercih edilir. Ağırlıklı olarak büyük tutarlı ve uzun vadeli ürün ve hizmet satışı sonrasında tahsilatların güvenli ve otomatik olarak gerçekleştirilmesinde DBS’ye başvurulması bu zamana kadar bu süreci manuel olarak yürüten şirketlerin işini kolaylaştırır. Ayrıca DBS, çek veya senet kullanımına olan ihtiyacı ortadan kaldıran dijital bir finansal araçtır.

Doğrudan Borçlandırma Sistemi Tahsilatı Nasıl Garantiye Alır?

Doğrudan Borçlandırma Sistemi’nde ana firmanın gerçekleştireceği tahsilat taraflarca belirlenen vade sonunda bayi/müşteri hesabındaki bakiyeden temin edilir. Bakiyenin yetersiz olduğu durumlarda ise tahsilat tutarı bankalarca bayi/müşteri için tesis edilmiş kredi limitinden otomatik olarak çekilerek ana firmanın hesabına aktarılır.

Doğrudan Borçlandırma Sistemi’nin Avantajları Nelerdir?

DBS ilk bakışta ana firmanın gerçekleştireceği tahsilatları garanti altına almak için geliştirilmiş bir çözüm olarak öne çıkar. Oysa DBS’nin bu özelliğinin yanı sıra sağladığı birçok farklı avantaj vardır. Üstelik DBS’nin avantajları sadece ana firmayı değil tedarik zincirinde olanları da kapsar. Bütün bu avantajlara bakacak olursak;

DBS’nin Ana Firma için 11 Avantajı

1. Alacaklar için tahsilat garantisi sağlanmasından dolayı tahsilatları güvenli ve nakit akışı daha hızlı gerçekleştirilir.
2. Bayilerin kredili mevduat hesabı görüntülenebileceği için mali yapısı hakkında bilgi sahibi olunur.
3. Bayi tahsilatları tek bir hesap üzerinden toplanacağı için nakit akışı düzenli bir şekilde takip edilir.
4. Tahsilatlar garanti altına alındığı için ürün ve hizmetlerdeki düşük risk primi satış fiyatlarına yansıtılabilir ve rekabette güç kazanılabilir.
5. Tedarik zincirindeki işletmelerin finansman ihtiyaçlarını karşılamaya yönelik ayrılacak nakit miktarı düşeceği için finansal kaynaklar başka alana yönlendirilebilir.
6. Operasyonel iş yükü ortadan kalktığı için zamandan tasarruf edilir.
7. Evrak işleriyle uğraşılmayacağı ve tahsilat süreçleri otomatik olacağı için maliyetler azalır.
8. Çevrimiçi olarak anlık fatura girişi ve anlık limit/risk/doluluk sorgulaması yapılabilir.
9. Gelen ödemeler üzerinden bir rapor oluşturulabilir.
10. Tedarik zincirindeki işletmelerle olan ticari ilişki dolaylı yoldan gelişir.
11. Tahsilat işlemlerindeki hata payı azalır.

DBS’nin Bayi ya da Müşteri için 7 Avantajı

1. Çek ve senetle yapılan ödemelerin kanuni yaptırımlarını ortadan kaldırır ve faturalı ödemelerin takibinde kolaylık kazandırır.
2. Çek/senet, havale/EFT masraflarından tasarruf edilir.
3. Finansman ihtiyaçları hızlı bir şekilde karşılanır. Uzun bekleme süreleri ve zorlu başvuru süreçleri geride kalır.
4. Finansman ihtiyaçlarını karşılamak kolaylaşacağı için işletme, büyümek için daha rahat bir ortama sahip olur.
5. Operasyonel iş yükü ve maliyetler azalır.
6. Gerçekleştirilecek ödemeler için kredi limiti açılabilmesi sayesinde nakit sıkışıklıklarında ödeme rahatlığına sahip olunur.
7. Ödeme işlemlerindeki hata payı azalır.

Doğrudan Borçlandırma Sistemi Entegrasyona İhtiyaç Duyar mı?

Hali hazırda kullanılan DBS çözümleri şirketlerin ERP sistemlerine entegre olarak çalışır. Octet’te ise durum farklıdır. Octet DBS kullanıcıları, arzu ettiği takdirde tek bir kullanıcı adı ve şifre ile tüm işlemlerini Octet Portal üzerinden yürütebilirler. Bu da Octet DBS’nin ERP sistemleriyle entegrasyon zorunluluğunu ortadan kaldırdığı anlamına gelir. Böylece oldukça küçük de olsa sistemler arası yaşanabilecek uyumsuzluk ihtimali azaltılmış olur.

Octet DBS’nin Ayrıcalıkları Nelerdir?

DBS hizmeti halihazırda birçok banka tarafından sunulmaktadır. Fakat Octet DBS’nin sunduğu bazı ayrıcalıklarla bu finansal araçtan çok daha efektif şekilde faydalanabilmek mümkündür.

Octet DBS kullanarak sahip olunacak avantajlara değinecek olursak;

1. Bankalarla entegrasyon zorunluluğu ortadan kalkar.
2. Bankalarla hesap ilişkisine girmeden tek bir anlaşma üzerinden birçok banka ile çalışılır.
3. Tüm bankalardaki limit sorgulamaları tek portaldan yapılır.
4. Herhangi bir zaman diliminde alıcıların limit bilgileri sorgulanır.
5. Mevcut DBS sistemi canlı olarak çalışan bir yapıya dönüştürülür.

Hem ana firmanın hem de tedarik zincirindeki işletmelerin ticari süreçlerinde daha rahat nefes alabilmesi, kendini güvende hissetmesi, rekabet avantajı kazanabilmesi ve işini büyütebilmesi için Doğrudan Borçlandırma Sistemi birçok fırsat sunar. Octet ise bu fırsatları daha da genişleterek ve kendi nezdinde özelleştirerek kullanıcılarına avantajlarla dolu bir dünya sunar.

Octet, sunduğu dijital tahsilat ve ödeme yöntemleri ile nakit döngüsünün alıcılar için uzun, satıcılar için kısa olmasını sağlayan bir tedarik zinciri yönetim ve finansman portalıdır. Başvuru linkine tıklayarak Octet avantajlarından hemen yararlanmaya başlayabilirsiniz.